Kính gửi:

-    Hiệu trưởng trường Trung học phổ thông;

-     Trưởng phòng giáo dục và đào tạo các quận, huyện, thị xã;

-     Chủ tịch Hội đồng coi thi tuyển sinh vào lớp 10 chuyên.

Căn cứ Thông tư số 06/2012/TT-BGDĐT ngày 15/02/2012 ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của trường trung học phổ thông chuyên, Thông tư số 10/2012/TT-BGDĐT ngày 06/3/2012 ban hành Qui chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông của Bộ Giáo dục và Đào tạo (GD&ĐT); Căn cứ công văn số 4226/SGD&ĐT-QLT ngày 20/4/2012 về việc hướng dẫn tuyển sinh vào lớp 10 trung học phổ thông năm học 2012-2013 của Sở GD&ĐT,

Sở GD&ĐT hướng dẫn tổ chức thi nói môn ngoại ngữ tuyển sinh vào lớp 10 chuyên năm học 2012-2013 như sau:

          Bước đầu, trong kỳ thi tuyển học sinh vào lớp 10 hệ chuyên ngoại ngữ năm học 2012 - 2013, các môn Ngoại ngữ chuyên thực hiện hình thức thi nói ở mức độc thoại của thí sinh. Mỗi thí sinh thực hiện phần thi của mình trong 15 phút gồm 07 phút chuẩn bị câu trả lời và 2 phút trình bày câu trả lời (kể cả thời gian đọc đề thi để ghi âm), 2 phút nghe lại bài làm của mình, thời gian còn lại dành cho thực hiện các thủ tục như bắt thăm đề, ghi bài làm lên đĩa, hoàn thành thủ tục hồ sơ dự thi.

I. Công tác chuẩn bị.

1. Bố trí phòng thi:

a) Mỗi một phòng thi môn Ngoại ngữ có một phòng để thí sinh dự thi (gọi tắt là phòng thi), một phòng để thí sinh ngồi chờ trước khi vào phòng thi (gọi tắt là phòng chờ 1) và một phòng để thí sinh ngồi nghỉ sau khi đã hoàn thành phần thi của mình (gọi tắt là phòng chờ 2).

b) Các phòng chờ và các phòng thi phải được bố trí đảm bảo thuận lợi cho việc đi lại của thí sinh giữa phòng chờ và phòng thi.

c) Các phòng chờ và phòng thi phải được bố trí sao cho không gây ảnh hưởng đến bài làm của thí sinh như tiếng ồn.

2. Chuẩn bị thiết bị và văn phòng phẩm:

          a) Loại thiết bị.

- Thiết bị để ghi âm bài làm thí sinh:

+ Máy vi tính (có bàn phím và chuột kèm theo) đáp ứng các thông số kỹ thuật tối thiểu sau đây: CPU: Intel Pentium 3.0GHz;  RAM: 1G; Hard disk: 40GB; Monitor: 14”; Card sound; Windows XP; mỗi phòng thi có 01 máy có ổ ghi đĩa CD (hoặc DVD) hoạt động tốt.

          + Headphone.

- Số lượng:  Đảm bảo mỗi phòng thi được bố trí:

+ Năm (05) máy vi tính, gồm 04 máy dành cho thí sinh (gọi tắt là máy vi tính 1, máy vi tính 2, máy vi tính 3, máy vi tính 4), 01 máy dành cho giám thị trong phòng thi có thể ghi được đĩa CD (gọi tắt là máy vi tính giáo viên);

+ Năm bộ Headphone cho 05 máy vi tính trong phòng thi.

- Chuẩn bị kỹ thuật:

+ Trước ngày 23/6/2012, các cán bộ công nghệ thông tin của Hội đồng coi thi phải hoàn thành kiểm tra các thiết bị; cài đặt phần mềm Audio Recorder Platinum v4.3, phần mềm ghi đĩa CD và phần mềm diệt virus; thiết lập các thông số kỹ thuật đảm bảo chất lượng ghi âm bài làm của thí sinh tốt nhất.

          + Trên các máy thí sinh, tạo hai thư mục C:TS2012 và thư mục C:LUU_Pxx_y (trong đó xx là số hiệu phòng thi, y là số hiệu máy vi tính thí sinh trong phòng. Ví dụ: phòng thi 06, máy vi tính 4 có thư mục C:LUU_P06_4). Trên máy giáo viên tạo thư mục C:TS2012_Pxx (trong đó xx là số hiệu phòng thi) để lưu file ghi âm của thí sinh;

- Trên các máy vi tính có biển hiệu “Máy thí sinh 1”, “Máy thí sinh 2”, “Máy thí sinh 3”, “Máy thí sinh 4” và “Máy giáo viên”.

b) Văn phòng phẩm:

Mỗi phòng thi có 02 đĩa Maxell mới, đựng trong hộp còn ni lon bảo vệ; 02 USB 2Gb mới, chất lượng tốt để ghi file ghi âm phần trả lời (gọi tắt là file ghi âm) của các thí sinh trong phòng thi; Giấy nháp, bút viết, bút ghi lên đĩa CD.

          c) Các thiết bị dự phòng cho hội đồng:

Chuẩn bị máy phát điện dự phòng đủ công suất, điện áp cho các máy vi tính. Phải có 5 bộ máy vi tính, Headphone;  2% đĩa CD và USB dự phòng.

3. Tập huấn nghiệp vụ cho cán bộ coi thi, cho thí sinh dự thi.

- Tất cả thành viên trong hội đồng thi nói đều phải được tập huấn về quy trình và nghiệp vụ làm thi. Thời gian từ 8h30 ngày 13/6/2012 tại các trường THPT chuyên Hà Nội-Amsterdam, THPT chuyên Nguyễn Huệ, THPT Chu Văn An, THPT Sơn Tây.

- Tất cả thí sinh tham dự thi đều được tập huấn quy trình thi, bắt đầu từ 8h00 ngày 24/6/2012 theo kế hoạch cho từng phòng thi, tại các trường THPT chuyên Hà Nội-Amsterdam, THPT chuyên Nguyễn Huệ, THPT Chu Văn An, THPT Sơn Tây.

II. Tổ chức thi

1. Các quy định chung:

          - Trước khi cho thí sinh vào phòng thi, giám thị trong phòng thi phải kiểm tra Phiếu báo thi của thí sinh; thí sinh đến muộn quá 15 phút sau thời điểm thi sẽ không được dự thi. Thí sinh chỉ được phép mang bút viết vào phòng chờ, phòng thi.

          - Tại mỗi phòng thi, các thí sinh vào thi lần lượt theo thứ tự trong Danh sách thí sinh của phòng thi.

          - Giám thị chỉ được sử dụng các thiết bị (máy vi tính, Headphone, đĩa CD, USB) do hội đồng thi cung cấp; không được mang bất cứ vật dụng, thiết bị khác vào phòng thi.

- File ghi âm của thí sinh được đặt tên theo số báo danh của thí sinh với kiểu file *.mp3 (mặc định của chương trình ghi âm).

- Trong phòng thi không được tạo ra tiếng động lạ khi hệ thống đang ghi âm phần trả lời của thí sinh.

2. Bố trí giám thị:

a) Đối với mỗi phòng thi, bố trí 07 giám thị, gồm 06 giám thị trong phòng thi và 01 giám thị ngoài phòng thi. Các giám thị trong phòng thi đã tham gia tập huấn quy trình và nghiệp vụ coi thi nói, sử dụng thành thạo máy vi tính, không phải giáo viên dạy môn ngoại ngữ.

b) Đối với mỗi phòng chờ, bố trí 02 giám thị, gồm 01giám thị trong phòng chờ và 01 giám thị ngoài phòng chờ.

3. Quy trình thực hiện của giám thị coi thi:

a) Nhiệm vụ giám thị phòng chờ.

- Tập trung tất cả thí sinh trong phòng chờ 1; kiểm tra Phiếu báo thi của thí sinh trước khi cho thí sinh vào phòng thi;

- Điều hành thí sinh từ phòng chờ 1 về phòng thi, thí sinh từ phòng thi về phòng chờ 2 theo chỉ dẫn của giám thị ngoài phòng thi.

- Giữ trật tự trong phòng chờ để không làm ảnh hưởng tới các phòng thi.

b) Nhiệm vụ giám thị ngoài phòng thi:

- Giám sát thí sinh và giám thị trong phòng thi; giám sát việc di chuyển của thí sinh từ phòng chờ 1 đến phòng thi và từ phòng thi đến phòng chờ 2, đảm bảo thí sinh không được tiếp xúc với bất kỳ ai.

- Theo yêu cầu của giám thị trong phòng thi, chỉ dẫn giám thị phòng chờ điều hành thí sinh từ phòng chờ 1 về phòng thi và từ phòng thi về phòng chờ 2.

c) Nhiệm vụ giám thị trong phòng thi:

Nhiệm vụ của giám thị 1 trong phòng thi: mỗi máy vi tính của thí sinh có 01 giám thị chịu trách nhiệm hướng dẫn thí sinh thực hiện ghi âm, điều khiển phần mềm ghi âm, lưu trữ bài làm trên máy vi tính; cuối buổi thi ghi toàn bộ bài làm của thí sinh trong phòng thi trên máy thí sinh lên đĩa CD và USB dự phòng.

Nhiệm vụ của giám thị 2 trong phòng thi: lưu trữ bài làm của thí sinh trên máy vi tính giáo viên; cho thí sinh nghe lại bài làm của mình; ký bảng ghi tên dự thi, phiếu thu bài thi; cuối buổi thi ghi toàn bộ bài làm của thí sinh trong phòng thi trên máy giáo viên lên đĩa CD và USB dự phòng.

Nhiệm vụ của giám thị 3 trong phòng thi: điều hành thí sinh vào, ra phòng thi; cho thí sinh bắt thăm đề thi, phát giấy nháp cho thí sinh; thu lại đề thi sau khi thí sinh đã hoàn thành bài thi của mình.

Quy trình điều hành trong phòng thi như sau:

- Trước giờ thi:

+ Giám thị trong phòng thi kiểm tra máy vi tính, Headphone, phần mềm ghi âm đã thiết lập đúng thông số thời gian quy định là (7 phút chuẩn bị và 2 phút ghi âm), phần mềm ghi đĩa CD đảm bảo yêu cầu kỹ thuật. Các thư mục được đặt đúng tên theo quy định.

+ Giám thị 3 nhận giấy nháp, bút, đĩa CD, USB, đề thi từ Chủ tịch Hội đồng coi thi và chuyển về phòng thi; ký tên vào giấy nháp.

- Khi có hiệu lệnh bắt đầu thi:

+ Giám thị 3 cho thí sinh thứ nhất trong Danh sách thí sinh vào phòng thi; cho thí sinh bắt thăm đề thi, ghi mã số đề thi lên tờ phiếu thu bài thi (nhưng không cho thí sinh ký vì chưa nộp bài); phát giấy nháp cho thí sinh; hướng dẫn thí sinh về máy vi tính. Thí sinh thứ nhất, thứ hai, thứ ba, thứ tư vào phòng thi cách nhau 03 phút. Các thí sinh tiếp theo vào phòng thi khi có thí sinh ra khỏi phòng thi.

+ Giám thị 1 thực hiện các thao tác sau:

          * Ký tên vào giấy nháp của thí sinh.

* Hướng dẫn thí sinh sử dụng Headphone; vị trí đồng hồ hiển thị thời gian chuẩn bị và thời gian ghi âm trên phần mềm ghi âm.

* Sau khi thí sinh sẵn sàng làm bài, nhắc thí sinh “bắt đầu làm bài” và kích chuột trái vào nút “Start record” để kích hoạt phần mềm ghi âm; ghi tên file trùng với số báo danh của thí sinh lên thư mục C:TS2012 (ví dụ thí sinh có số báo danh A10123, file ghi âm có tên file A10123.mp3). Trong quá trình thí sinh thực hiện phần trả lời của mình, giám thị 1 giám sát các hoạt động của thí sinh, quan sát màn hình máy vi tính và nhắc thí sinh “còn một phút” khi thời gian chuẩn bị câu trả lời còn 01 phút; khi thời gian chuẩn bị còn 10 giây nhắc thí sinh “chuẩn bị ghi âm”.

+ Sau khi thí sinh hoàn tất phần trả lời, ghi file ghi âm của thí sinh; kiểm tra và ghi file ghi âm bài làm của thí sinh ra USB, đồng thời sao lưu bài thi sang thư mục C:LUU_Pxx_y; xóa file ghi âm của thí sinh trong thư mục C:TS2012; chuyển USB cho giám thị 2, hướng dẫn thí sinh di chuyển về máy giáo viên.

          + Giám thị 2 thực hiện các thao tác sau:

* Copy file ghi âm bài làm của thí sinh từ USB lên thư mục C:TS2012_Pxx trên máy vi tính giáo viên.

* Xóa file ghi âm trên USB.

* Cho thí sinh nghe lại toàn bộ phần trả lời của mình trên máy vi tính giáo viên (lưu ý: tên file bài làm của thí sinh trùng với số báo danh của thí sinh).

* Sau khi nghe xong yêu cầu thí sinh ký xác nhận vào Phiếu thu bài thi (kể cả trường hợp thí sinh không nói gì để ghi âm); sau đó cho thí sinh ra khỏi phòng thi.

+ Giám thị 3:

* Thu lại đề thi.

* Cho thí sinh chờ ngoài cửa phòng thi vào làm thủ tục bắt thăm đề thi.

Khi thí sinh trong phòng thi rời khỏi phòng thi, giám thị ngoài phòng thi điều hành thí sinh tiếp theo từ phòng chờ di chuyển tới trước cửa phòng thi.

- Kết thúc buổi thi:

Thí sinh cuối cùng trong phòng thi thi xong, giám thị thực hiện các việc sau:

+ Các giám thị số 1 copy toàn bộ bài thi trong thư mục C:LUU_Pxx_y của máy thí sinh lên cùng một USB (trên USB có 4 thư mục lưu bài thi ở 4 máy thí sinh); ghi toàn bộ bài thi trên USB lên 01 đĩa CD; ghi số hiệu phòng thi lên đĩa CD và cả 04 giám thị ký tên lên đĩa CD.

+ Giám thị số 2 ghi toàn bộ bài thi của thí sinh trong thư mục C:TS2012_Pxx của máy giáo viên lên đĩa CD (yêu cầu ghi trực tiếp từ ổ đĩa cứng) và lên 01 USB. Ghi số hiệu phòng thi lên đĩa CD và cả 05 giám thị ký tên lên đĩa CD.

+ Nộp đĩa CD và USB cho lãnh đạo hội đồng coi thi.

4. Trách nhiệm của thí sinh 

a) Có mặt tại địa điểm thi đúng ngày, giờ quy định, chấp hành hiệu lệnh của Hội đồng coi thi và hướng dẫn của giám thị. Thí sinh đến chậm quá 15 phút sau khi có hiệu lệnh bắt đầu thi sẽ không được dự thi.

b) Tới giờ tập trung tất cả thí sinh vào phòng chờ 1. Thí sinh xuất trình phiếu báo thi khi giám thị gọi đến tên và số báo danh của mình; chỉ được phép mang bút viết vào phòng chờ, phòng thi.

c) Theo sự hướng dẫn của giám thị, thí sinh di chuyển từ phòng chờ 1 tới phòng thi; sau thi thực hiện xong phần thi của mình di chuyển từ phòng thi tới phòng chờ 2. Trong quá trình di chuyển, thí sinh không được tiếp xúc với bất kỳ ai.

d) Khi vào phòng thi, thí sinh bắt thăm đề thi, nhận giấy nháp từ giám thị trong phòng thi và di chuyển tới máy vi tính của thí sinh để làm bài thi.

đ) Sau khi giám thị nhắc “bắt đầu làm bài”, thí sinh có 7 phút chuẩn bị câu trả lời; đồng hồ trong cửa sổ ghi âm sẽ đếm lùi thời gian chuẩn bị của thí sinh. Còn 01 phút chuẩn bị, giám thị nhắc  “còn một phút”; còn 10 giây chuẩn bị giám thị nhắc “chuẩn bị ghi âm”.

e) Hết thời gian chuẩn bị, phần mềm tự động chuyển sang chế độ ghi âm; thí sinh có 02 phút để trình bày câu trả lời của mình. Thí sinh bắt đầu ghi âm theo trình tự: đọc mã số của đề thi, nội dung đề thi, nội dung trả lời bằng ngôn ngữ của môn dự thi. Thí sinh không được đề cập đến các thông tin cá nhân trong phần trả lời, không được tạo ra các tiếng động nhằm đánh dấu phần thi của mình. Thí sinh không thực hiện các quy định trên bị coi là phạm quy, kết quả bài thi sẽ bị hủy.

f) Phần mềm ghi âm sẽ tự động ngừng ghi âm khi hết thời gian trả lời cho phép.

g) Nghe lại file ghi âm đã lưu trên máy vi tính giáo viên và ký xác nhận lên phiếu thu bài thi và bảng ghi tên dự thi. Trả lại đề thi cho giám thị.

h) Khi có sự việc bất thường xảy ra, phải tuyệt đối tuân theo sự hướng dẫn của giám thị.

5. Nhiệm vụ của cán bộ kỹ thuật.

a) Đảm bảo cho tất cả các thiết bị phục vụ hội đồng thi hoạt động tốt. Trước ngày thi ít nhất 2 ngày phải có mặt tại hội đồng thi để tiếp nhận và kiểm tra thông số kỹ thuật tất cả các thiết bị. Cài đặt các phần mềm, thiết lập các thông số kỹ thuật sao cho chất lượng ghi âm bài làm của thí sinh tốt nhất; tạo các thư mục cho các máy theo quy định. Trực kỹ thuật trong toàn bộ thời gian hội đồng làm việc.

b) Các bộ kỹ thuật chỉ được phép vào phòng thi để khắc phục sự cố kỹ thuật khi có yêu cầu của giám thị phòng thi.

          Ngoài các quy định trên mọi thành viên của hội đồng coi thi, thí sinh thực hiện theo quy định tại quy chế thi tốt nghiệp trung học phổ thông hiện hành.

Sở GD&ĐT yêu cầu các ông (bà) Trưởng phòng GD&ĐT quận, huyện, thị xã; Hiệu trưởng các trường THPT, Chủ tịch hội đồng coi thi có trách nhiệm triểm khai thực hiện nội dung hướng dẫn trên đây./.